收到屋宇署圖則不批准通知後，第一步是取得完整通知及該次呈交文件，交由負責的認可人士（AP）逐項分析理由，再決定補充資料、修改設計或重新呈交的安排。
圖則不獲批准，不一定代表整個工程不能進行；但亦不能假設只要補交一份文件便會獲批。處理方式取決於問題涉及資料、技術論證，還是方案本身。
業主應先要求AP說明三件事：
-
哪些是正式不批准理由？
-
每項問題需要哪些資料或設計修改？
-
修改會如何影響布局、預算及施工時間？
本文適用於向屋宇署申請圖則批准的工程。若工程屬小型工程簡化程序，其呈交及跟進安排不同，不應直接套用一般圖則審批流程。
先確認：「被拒」到底指哪一種情況？
工程團隊口中的「退件」、「有意見」及「不批准」，未必代表同一個程序狀態。
| 收到的資料或通知 | 應先確認的事情 | 下一步方向 |
|---|---|---|
| 正式圖則不批准通知 | 不批准的圖則、理由及相關文件編號 | 逐項處理後安排重新呈交 |
| 補充資料或澄清要求 | 是否仍在審批，以及具體欠缺甚麼資料 | 按要求準備回覆及附件 |
| 其他部門意見 | 是否構成不批准理由，或屬另外跟進事項 | 由相關專業人士確認處理方式 |
| 電子呈交或文件接收問題 | 文件是否已成功呈交及獲接收 | 處理呈交問題並核對記錄 |
| 不同意展開工程 | 是否屬圖則批准以後的開工同意申請 | 按該申請的拒絕理由處理 |
屋宇署的圖則集中處理安排，會區分正式不批准事項與其他轉達意見。因此，不應把通知內每一段文字都理解為同一性質的拒批理由。參考屋宇署作業備考ADM-2：建築圖則的集中處理。
如果只收到承辦人一句「屋宇署退了圖」，應先索取完整文件，避免在未了解問題前便決定重畫或更換團隊。
圖則不批准，是否代表AP做錯？
不能只憑一次不批准通知下結論。
需要檢視原有方案、提交資料、部門理由及各方的委任範圍，才能判斷問題來源。例如，方案可能需要補充技術論證，也可能涉及原先未確認的現場情況，或業主中途改動設計。
但業主有理由要求清楚交代：
-
問題在呈交前是否已識別？
-
當時採用了甚麼設計或申請依據？
-
現在需要如何修正？
-
是否涉及原服務範圍以外的工作？
-
如何避免下一次提交仍遺漏相同事項？
評估團隊的重點，是能否提出具體、可核對的處理方案。
圖則不批准後，可從哪些方向查找問題？
以下是整理通知時可採用的問題分類，並非屋宇署公布的拒批原因排名；個案仍須以書面通知為準。
1. 資料未能清楚支持方案
檢查圖則、附件及說明能否讓審批人員理解擬議工程，包括：
-
改動的位置及範圍。
-
現有與擬議布局的分別。
-
尺寸、標高或構件資料。
-
技術計算與圖則的對應。
-
相關申請的支持文件。
處理時應先確認欠缺甚麼證明，而不是只把原有資料再次提交。
2. 不同圖則或文件未能互相對應
建築、結構及其他專業文件可能由不同人士製作。修改其中一份後，其他文件亦要核對。
例如門的位置已更改，但相關布局仍使用舊版；設備重量已更新，但計算資料尚未同步。
這類問題適合以圖則編號、修訂日期及版本清單逐一核對。
3. 設計涉及需要解決的合規問題
如果通知指出布局或技術方案不符合適用要求，單純增加文字說明未必足夠。
AP應說明：
-
原方案有哪些部分需要改動。
-
是否有可行替代方案。
-
替代方案會減少哪些空間或功能。
-
是否需要其他專業人士重新設計。
業主應先理解設計取捨，再批准修改方向。
4. 結構資料或論證需要補充
如問題涉及結構，應由負責的RSE確認需要補充的工作，例如資料查核、現場調查、計算或設計修改。
AP與RSE亦應核對結構方案是否影響建築布局，避免各自修改後產生新的不一致。
5. 方案涉及其他部門或權利限制
有些事項需要另外跟進，不能只靠屋宇署圖則批准解決。
例如地契、業權或其他部門要求，應由團隊釐清其對項目的影響。屋宇署亦指出，圖則批准不等於授予土地權利或豁免地契條款。參考屋宇署作業備考ADM-2。
收到不批准通知後，業主應怎樣做？
第一步：保存完整文件及版本
先整理：
-
不批准通知及附件。
-
該次呈交的圖則。
-
呈交日期、收件或參考編號。
-
技術報告及計算。
-
過往往來信件。
-
現有AP及其他專業人士的委任文件。
不要只保存通訊軟件內的截圖。完整文件有助核對問題是否已回覆，以及下一次提交採用甚麼版本。
第二步：請AP建立逐項回覆表
建議使用以下格式：
| 通知事項 | 問題解讀 | 擬採取行動 | 負責人 | 回覆證據 |
|---|---|---|---|---|
| 按原通知填寫編號及內容 | 資料、設計或其他問題 | 補件、修圖或澄清 | AP／RSE／其他人士 | 圖則編號、報告頁碼或附件 |
這是便於管理的工作表，並非指定政府表格。
每項回覆應讓人看得出「改了甚麼、在哪裏、由誰負責」，而不只是填上「已處理」。
第三步：分清補件與改方案
補件通常着重提供所需資料或論證；改方案則可能影響布局、設備、工程量及施工方法。
業主可以要求AP把工作分成：
-
可以按原方向補充資料的事項。
-
需要業主選擇替代方案的事項。
-
需要額外調查或測試的事項。
-
需要與相關部門澄清的事項。
涉及費用或功能改動時，先確認方案及報價，再安排後續工作。
第四步：協調各專業文件
修改可能同時影響AP、RSE、室內設計師及其他顧問的工作。
重新呈交前，建議核對：
-
各文件是否使用一致的布局。
-
設備資料及設計條件是否一致。
-
最新圖則是否已取代舊版本。
-
施工報價是否需要同步更新。
-
部門提出的各項事項是否已有對應回覆。
第五步：按適用程序重新呈交
由負責的專業人士確認應如何重新呈交，並保存提交記錄。
政府1823的改動及加建工程申請說明指出，圖則不獲批准時，AP可修正問題後重新提交屋宇署。參考改動及加建工程申請程序。
業主應索取重新呈交日期、文件清單及後續聯絡安排，方便掌握進度。
第六步：重新確認施工安排
重新呈交不等於已獲批准。
團隊應清楚列明哪些事項仍待審批、哪些工程未具備開工條件，以及施工預算與時間表是否需要調整。
完整階段銜接可參考香港屋宇署入則完整指南。
補件後多久會有結果？
應把時間分成兩部分：
-
團隊準備時間： 查資料、測量、計算、修改、業主決策及文件協調。
-
屋宇署處理時間： 正式呈交後的審批階段。
屋宇署公布的服務承諾列出：首次呈交圖則在60日內批准或不批准；重新呈交圖則在30日內批准或不批准，相關達標目標均為90%。這些是處理及作出決定的時間指標，並非承諾在限期內批准每一個方案。參考屋宇署服務承諾。
因此，不能把「重新呈交30日」直接當作工程一定可以開工的倒數。項目仍須確認適用申請安排、最新決定及開工條件。
重新提交一定需要額外付費嗎？
不一定，須看原委任及工作變更。
比較合理的做法，是要求顧問列明：
| 情況 | 應確認的收費安排 |
|---|---|
| 原範圍內的審批回覆 | 是否已包括在原費用 |
| 原範圍內的圖則修改 | 包括哪些修改及跟進 |
| 業主新增或更改方案 | 是否需要另外報價 |
| 額外測量、調查或測試 | 工作原因、範圍及價格 |
| 其他專業重新設計 | 是否涉及獨立顧問費 |
| 更換團隊及文件交接 | 是否需重新核實資料及製圖 |
既不應預設每次回覆都要加錢，也不應假設原報價包括無限次的重大改方案。
簽署追加報價前，可參考認可人士AP收費及報價指南，核對原有服務與新增工作。
應否立即更換AP？
圖則不批准本身，不足以判斷需要更換AP。
可先評估現有團隊是否：
-
提供完整不批准通知。
-
能逐項解釋問題。
-
提出具體修改及回覆方案。
-
清楚交代費用與責任。
-
保存一致的文件版本。
-
定期更新進度。
若考慮轉交另一團隊，可先取得第二意見，了解新團隊需要重新查核哪些資料，再比較交接時間及成本。
更換AP不會自動消除原有設計問題。圖則使用權、委任變更、文件交接及各方責任，亦應事先釐清。
三種不同問題，處理方式有甚麼分別？
以下為說明性例子，並非實際項目或拒批通知。
例子一：現況與擬議圖則資料不一致
先核對哪一份資料正確，必要時補充現場測量，再同步修正相關文件。
業主需要確認的是資料核實範圍，而不是立即要求整個方案重畫。
例子二：擬議布局需要改動
AP提出兩個修改方向，一個保留較多使用空間，但工程較複雜；另一個施工較簡單，但需要調整布局。
此時業主應先決定取捨，再讓各專業人士修改圖則及報價，避免同時製作多套尚未確認的方案。
例子三：結構方案需要補充論證
由RSE說明需要哪些資料、計算或調查，AP協調相關建築設計。
這類情況的關鍵是確認技術工作的範圍及完成條件，不能只要求設計師修改效果圖。
圖則批准後，可以立即開工嗎？
圖則批准與同意展開工程是不同程序。
按政府的改動及加建工程申請說明，圖則批准後，AP可申請同意展開工程。因此，業主應要求團隊確認適用的開工同意及其他施工前安排，而不是只收到批准信便安排拆改。參考政府1823改動及加建工程程序。
如尚未釐清各方工作，可閱讀改建加建工程是否需要AP？施工前委任指南。
小型工程收到文件意見，也算圖則被拒嗎？
不應直接視作同一回事。
小型工程採用簡化規定，其文件呈交及跟進方式有別於一般圖則審批。屋宇署亦明確指出，小型工程認收信不代表擬建工程已符合《建築物條例》。參考屋宇署小型工程呈交文件常見問題。
如果你收到的是小型工程文件意見，应先由相關專業人士或註冊承建商核對原文，確認需要補充、更正或進行其他處理。
常見問題
屋宇署圖則被拒，是否代表永遠不能再申請？
不一定。應按不批准理由判斷能否修正資料或修改方案後重新呈交。但部分限制可能需要大幅改變設計方向。
可以由業主自行寫信解釋，代替AP修改圖則嗎？
業主可以提出查詢，但涉及專業圖則、計算、核證及正式重新呈交的工作，應由負責的專業人士按適用要求處理。
只補交文件，不修改圖則可以嗎？
視乎問題。如果所需資料能支持原方案，可能以補充文件處理；若設計本身需要修改，便不能只靠回信解決。
重新提交是否一定30日內批准？
不是。公布的時間指標是批准或不批准的處理安排，並非保證批准；亦不包括團隊前期修改及資料準備時間。
是否每次重新提交都要重付全部AP費用？
不一定。應核對原委任包含的審批跟進範圍，以及是否出現新增設計、調查或其他工作。
沒有被點名的部分，是否等於已批准？
不能如此理解。仍應以正式批准文件及適用要求確認，不能把不批准通知當成其餘部分已獲批准的證明。參考《建築物條例》第16條。
不同意不批准理由，是否只能照改？
可先由AP或相關專業人士核對依據及提出澄清。若涉及正式法律爭議或上訴，應另行取得法律意見，確認適用程序及期限。
需要協助整理不批准通知及下一步安排？
先準備以下資料，有助更快釐清處理範圍：
-
屋宇署完整通知及附件。
-
該次呈交的圖則及日期。
-
現有AP、RSE或其他顧問建議。
-
擬議修改方案。
-
原報價及追加報價。
-
項目目前的設計及施工狀態。
鼎坤工程顧問有限公司可按個案協助整理文件、釐清跟進範圍，並協調所需專業人士及報價安排。
如需了解圖則及申請跟進服務，可瀏覽認可人士（AP）服務。